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浅谈农业科研院所如何加强科研档案的管理

发布时间:2017-08-12 10:36

随着社会的不断进步,随着各项工作的改革发展,科研档案越来越多的在人们的政治、经济、文化等诸多方面发挥着它不可替代的重要作用,而目前传统的档案管理方式已经远远不能适应现在新形势的工作需求。科研档案是科技工作者们在农业科研研究中产生的各种文字、图表、声像和电子材料等大量具有保存价值的原始材料,是科学技术研究的真实记录,是农业科研档案的重要组成部分,因种种原因不能完整的归入到档案室。所以,改革目前的科研档案管理工作,健全农业科研院所的档案管理体制,是农业研究院所科研档案管理人员面临的一项重大任务。 

  1 农业科研档案管理现状 

  1.1 重视程度不够 归档不及时 

  由于农业科研院所的工作主要是进行农业科学研究,重心都放在科研项目上,对档案管理工作不重视,导致档案管理基础薄弱,工作混乱。例如:档案整理不规范,组卷不符合要求。科技人员对档案材料的收集,归档意识淡薄,对档案工作的重要性认识不足,不愿意,不放心将科研资料交由档案管理人员管理,再者是为了今后自己查找资料方便,把一部分资料留下来不归档保存,把一个完整的档案有时被分割成好几部分,导致档案收集困难,难以保证科研档案的准确、全面、完整。甚至有些科技人员对档案管理人员不信任,把一些应该归档的核心材料自行保管,许多珍贵的原始数据材料遗失或仍保留在个人手中,人为的造成科研材料归档不全或原始材料丢失,从而造成重大科研成就的文件材料得不到及时归档,严重的影响了科研档案的质量[1]。 

  1.2 管理力量薄弱 服務意识不强 

  目前,我院科研档案管理人员虽然是专职科研档案管理人员,但并非学档案管理专业的,有些工作不知从何下手如何开展。因为大多数专职档案管理人员流动性大,文化程度不同,工作性质不同,对档案管理专业知识掌握不全面,哪些文件该归档,那些文件不该归档,概念模糊,对科研档案工作的重要性、复杂性和专业性认识不足。再加上科室领导对文件材料归档工作不重视,使得单位许多具有保存价值的材料不能如期、完善、系统的归到档案室,给以后的档案工作带来许多困难。此外,档案管理人员工作热情不高,主动服务意识不强,档案管理工作没有活力,一定程度上也阻碍了科研档案的有效利用[2]。 

  1.3 管理手段落后 利用程度低 

  随着社会进步和农业科技的发展,农业科研档案数量也日益增多,同时光盘、U盘、硬盘等记录载体种类的多样性,农业科研档案的收集、整理和利用也越来越复杂。计算机未能在档案信息的储存、加工、传递上普遍应用,满足不了档案资源共享、深化利用等现代化管理的需要。传统的科研档案管理工作多采用纸质管理,档案数量大、收集周期长、加工难度大、检索工具单一,要查询档案只能采取大范围逐一查找的方式,不仅要耗费大量时间,更不利于档案的保护,已经难以满足和适应时代的发展。同时由于农业科研项目研究周期长,涉及面广,科研档案材料积累需要一个漫长的过程,这就导致科研档案管理中存在重视保管,轻视利用的现象,科研档案一旦归档就被搁置,很少借阅,利用程度较低。 

  2 加强农业科研档案管理的建议 

  2.1 提高档案管理意识 健全档案管理制度 

  档案的管理工作与领导的重视和支持是分不开的,尤其是直接参与文件处理各环节,参与大部分文件材料的形成过程,得到他们对档案工作的支持,就保证了一批重要文档材料的质量和来源。农业科研单位更要把科研档案管理作为一项重要内容纳入科研管理工作中,让科技人员了解档案以及所形成档案的各种要求,从课题开题起就指定专人负责文件材料的收集,定期向档案室移交。归档文件整理前需要制定文件材料整理的归档办法、归档范围与保管期限 ,其中还包括收发文件登记制度、传阅记录制度、打印留存制度等文件处理制度。传阅文件应由专人负责,保证文件的归档,保证公文载体材料的寿命,保证公文格式、用笔、签章的规范化。档案管理人员要定期对收集来的文件进行筛选,按照统一的分类标准进行分类,确保材料的内在质量。 

  2.2 及时收集文件资料 确保档案完整性 

  收集资料是档案管理工作的首要环节,在档案管理工作中处于基础地位,只有认真做好档案资料的收集整理工作,才能保证档案管理的后续工作的开展。收集材料应该有步骤、分批次、循序渐进的推进科研档案材料的收集。收集的材料应该突出农业科研院所主要职能活动和基本历史面貌的特色,应是本单位科研活动中产生的有价值的文件材料。在工作中拓宽收集渠道,掌握收集主动权,进行科研档案材料的整理及加工,在整理过程中,要明确立卷归档材料的重点,准确把握立卷归档的时效性,从而实现科研档案管理的规范化、标准化、系统化。 

  2.3 加强业务学习 提高人员素质 

  从事科研档案管理的人员,既要有扎扎实实的业务功底,又要有较强的管理能力和服务意识。随着当今社会和经济生活的快速发展,对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战,如果档案管理人员的只是过于老化单一,面对新情况、新问题就佷难提出解决的办法,因此要适应新形势,把学习作为工作生活中的第一要素,做努力学习专业知识,不断提高自身综合技能。不仅要熟悉农业科研工作的各个环节、步骤、而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法,要拓宽视野,了解农业发展的现状及发展动态,要多思考、多研究、运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案管理工作,实现由单一专业型向多样复合型的转变。 

  2.4 创新档案管理方法 加强档案开发利用 

  农业科研档案管理离不开现代化的技术和手段,农业科研档案管理离不开现代化的技术和手段,因为随着时代进步,各种科研档案信息量高速膨胀,面对数量庞大,类别纷繁的科研档案材料,必须利用现代化设备与技术,如计算机、扫描仪、硬盘、网络技术等等。由于农业科研院所在科技档案管理工作中,对科研档案数字化管理软件和硬件设施投入较少,运用计算机网络技术对科研档案进行管理仅停留于对项目、成果进行一般性检索的阶段,对档案计算机管理的数字化管理模式等工作较少涉及。传统的档案管理方式已不能满足农业科技工作者的实际需要,科研档案管理工作应引进相适应的软件,以数字形式来对科技档案信息进行存储和利用,利用网络连接多台计算机对科研档案进行集中管理和检索,而且数字化的数据不易丢失,可以多备份几份,以免发生意外。通过数据库系统查找相关资料也相当迅速。人工的查找速度与电脑相比相去甚远。因此,使用现代技术对科研档案实施规范化、标准化、科学化的 管理是未来发展的必然趋势, 是实现科研档案现代化管理的基础,同时也有助于农业科学技术的传播和总结,有助于实现大量农业科研信息资源的发挥利用,有助于农业科学济世的进步和发展。 

  随着科学技术越来越先进,农业科研档案收集与整理的标准化也变得越来越易于操作,但我们要勇于开拓,不断创新,最大限度地提高工作效率,减少工作人员的劳动时间和劳动强度。 

  参考文献 

  [1]岳晓历.农业科研单位科技档案管理存在的问题和利用对策[J].河北农业科学2010,14(5):171-172 

  [2]刘咏红,黄友洪.农业科研档案管理中存在的问题及其解决对策[J].湖南农业科学,2012,(09):141-143


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